その困りごと、生成AIじゃないかもしれません｜業務効率化の手段を4つに整理する

この記事でわかること

• 業務効率化の手段が「生成AI・自動化・既存機能・外部システム」の4つに整理できる
• 「AIを使わない自動化」と「生成AIを使う自動化」の違いがわかる
• よくある困りごと8つの振り分け例から、自社に近いものを探せる

「AIで業務効率化」という言葉を、この一年で何度も目にしてきたと思います。うちも何かやらないと、という気持ちはあるのに、いざ考え始めると、何から手をつければいいのか分からなくなります。その行き詰まりの原因は、勉強不足ではありません。困りごとより先に、「AI」という手段のほうが目の前に来てしまっているからです。

実際、「AIで何とかできませんか」という相談の中身を聞いていくと、悩みの正体は毎月の転記作業だった、ということがあります。フォームに届いた回答を、ひとつずつ表に写し直す仕事です。これを解決したのは生成AIではなく、ツール同士をつなぐ仕組みでした。順番を入れ替えて、困りごとから手段を選べるようになると、行き詰まりはほどけます。この記事では、その選び方をお伝えします。

なぜ「全部AI」に見えてしまうのか

AI、DX（デジタル技術で仕事のやり方を変えること）、自動化、業務効率化。本来は別々の話なのに、ニュースやSNSではすべて「デジタルで仕事が楽になる話」という同じ顔をして流れてきます。発信する側も区別せずに使っていることが多く、受け取る側で混ざるのは自然なことです。区別がつかないのは、あなたの理解力の問題ではありません。

混ざったまま「とにかくAIを」と手段から入ると、転記作業の悩みに生成AIを契約するような、合わない組み合わせが起きます。逆に、困りごとから入れば、手段は自然と絞られます。そのために、選択肢が4つあることだけ、先に知っておいてください。

業務効率化の手段は、大きく4つ

生成AIが得意なのは、毎回中身が変わる仕事です。昨日の会議のメモから議事録を起こしたり、お客様ごとに違う案内文を書いたりする場面が代表例です。さらに、届いた問い合わせを読んで種類ごとに仕分けるような、「読み取って判断する」仕事もこなせます。

自動化・連携は、ツール同士をつなぐ仕組み（Google Apps Scriptやツール連携サービスなど）のことです。手順が完全に決まっている仕事を、人の手を介さずに回し続けてくれます。

既存ツールの機能は、見落とされがちな選択肢です。表計算の関数、共有設定、テンプレートなど、新しい契約をしなくても手元のツールで片づく困りごとは意外と多くあります。

外部に頼むシステムは、顧客管理や受発注のように、個人情報や基幹業務に関わる仕組みです。自社で抱え込まず、専門の会社に相談するほうが安全で確実です。何を外に頼むかという考え方は、「AI活用は、全員が使いこなさなくていい」でも書いています。

自動化に、生成AIは要るのか要らないのか

一口に「自動化」と言っても、生成AIを使わないものと、使うものがあります。ここを分けて考えられると、選び間違いがぐっと減ります。

生成AIを使わない自動化は、手順が一字一句決まっている仕事に向いています。同じ入力に必ず同じ結果が返ることが命の仕事です。生成AIは同じ依頼でも毎回少しずつ違う答えを返す性質があるため、この種の仕事にはあえて使わないほうが確実です。

一方、途中に「読む・判断する・書く」が混ざる仕事は、従来の自動化では扱うのが難しいものでした。届いたメールを読んで担当者に振り分けたり、報告の文面をその日の内容で作ったりする仕事は、生成AIを組み込むことで自動化の射程に入ります。AIが途中の判断を挟みながら一連の作業を進めるAIエージェントという形も広がっています。詳しくは「AIエージェントとは」で解説しています。

見分けの軸は一つです。途中に判断が要らないなら生成AIなしの自動化、判断が混ざるなら生成AIの出番です。

自分の困りごとは、どう見分けるか

頭に浮かんだ困りごとに、順番に3つの問いを当ててみてください。

一つ目は、その仕事は毎回中身が変わるか。書く・要約する・判断する部分があるなら、生成AIの出番です。

二つ目は、手順が完全に固定されているか。判断の余地なく同じ処理を繰り返すだけなら、生成AIなしの自動化・連携が確実です。

三つ目は、そもそも今のツールの機能で足りないか。新しい契約の前に、まず標準機能を確認してみてください。

よくある困りごと、振り分けるとこうなる

実際の困りごとを8つ、振り分けてみます。自社に近いものを探しながら読んでみてください。

ぴったり同じでなくても、「どれに近いか」と考えた時点で、もう手段から振り回される側ではなくなっています。

最初から組み合わせを狙わない

表に「生成AI＋自動化」という形が出てきました。生成AIが中身を作り、自動化の仕組みが運ぶ、というように手段は組み合わせられます。毎月の交通費精算を組み合わせで短縮した例は、「Claude Coworkで毎月の交通費精算を5分に」で紹介しています。

ただし、最初から組み合わせを狙う必要はありません。仕組みが複雑になるほど、作るのも直すのも大変になります。まずは一番効く手段を一つ選んでください。

まとめ：「AIで効率化」の前に、困りごとを言葉にする

最初の一歩は、AIの勉強でも、ツールの契約でもありません。自社の困りごとを書き出すことです。書き出したら、振り分けは生成AIに相談できます。

うちの会社の困りごとを書き出しました。それぞれについて、「生成AIが向いている」「生成AIを使わない自動化・連携が向いている」「生成AIと自動化の組み合わせが向いている」「今のツールの機能で足りる可能性がある」「外部の専門会社に相談すべき」のどれに当たるか、理由付きで整理してください。（困りごとのリストを貼る）

答えは下書きなので、最後はご自身の目で判断してください。振り分けた結果、「生成AIの出番は意外と少なかった」となっても、それは遠回りではありません。合う手段が見えた分だけ、確実な前進です。手段の選択肢を知ったいま、「AIで何かやらないと」という漠然とした焦りに、もう付き合わなくて大丈夫です。まず1回やってみてください。

Q&A

Q1. 自動化・連携の仕組みは、プログラムが分からなくても作れますか？

作れる場合があります。フォームと表をつなぐ程度の連携なら、生成AIに「この作業を自動化したい」と相談すると、手順や仕組みの作り方を順番に教えてくれます。プログラムの知識がなくても、AIに聞きながら進められます。ただ、続けるうえでは「止まったときに直せるか」が分かれ目なので、不安があれば小さな範囲から外部に相談してください。

Q2. 生成AIに任せた仕事は、確認しなくていいのですか？

確認は必要です。生成AIの答えは下書きであり、仕上げと最終判断は人間の仕事です。特にお客様に出す文章や数字が絡む内容は、出す前に必ず目を通してください。確認の手間を差し引いても、ゼロから作るより速いことがほとんどです。

Q3. 4つのどれにも当てはまらない困りごとは、どうすればいいですか？

困りごとが大きすぎる可能性があります。「売上を伸ばしたい」は、そのままではどの手段にも振り分けられません。「見積書づくりに時間がかかる」のように、日々の作業の単位まで分解してみてください。分解できた時点で、4つのどれかに近づいているはずです。